Dwane Lay - Lean HR

Ajattelin kirjoittaa jotain Leanista henkilöstöhallinnosta, mutta löysinkin tämän kirjan ensin. Pakko oli ensin katsoa onko kaikki ideat jo keksitty valmiiksi. Aika vähän itse asiassa mitään varsinaisesti leanista henkilöstökäytännöistä, mutta todella käyttökelpoista materiaalia projektityyppisestä työstä löytyi.

Leania on käytetty kaikkeen mahdolliseen, mutta esimerkkejä Leaneista henkilöstökäytännöistä ei ole näkynyt lainkaan. Womack ja Daniel vaativat koko yrityksen, alihankintaketjun ja myyjien hoikistamista, mutta henkilöstöasiat jätetään itse asiassa täysin käsittelemättä. Tämän vuoksi Lean HR vaikuttikin aivan todella mielenkiintoiselta kirjalta. Vähän valitettavasti tässäkään kirjassa ei kuitenkaan ole lopulta hirveän paljon mitään valmista tai konkreettista esimerkkiä Lean-ajattelun soveltamisesta henkilöstöhallintoon. Toisaalta mukana on kuitenkin erinomaista perustason tietoa projektihallinnasta ja projektien markkinoimisesta oman organisaation sisällä.

Dwane Lay on selkeästi insinöörishenkisin kirjoittaja, joka tähän mennessä on tullut vastaan. Tiukkaa ja pragmaattista asiaa. Hommat hoidetaan kuntoon ja Return on Investmenttiä vahditaan ja lasketaan.

Kirjan pedagoginen asenne on selvästi valmiiden vastauksien sijaan enemmän mahdollistamisen ja ajatuksien herättämisen puolella. Leanin perusjuttuja käydään läpi ja kehotetaan soveltamaan näitä myös henkilöstöhallintoon. Mahdollistaminen näkyy myös raadollisen konkreettisina neuvoina projektien suunnittelua varten. Lay keskittyy varsin paljon kertomaan, miten johtoportaasta saadaan tarvittava tuki muutosprojektien toteuttamiselle ja miksi kustannuksien ja tuottojen laskeminen on tärkeää.

HR-blogeissa on lähiaikoina näkynyt keskustelua HR:n taloudellisten vaikutuksien mittaamisesta, joten kirja on sen puolesta harvinaisen ajankohtainen. Pelkkä humanitäärinen "enemmän hymyileviä työntekijöitä" -toiminta ei vielä ole mitenkään ratkaisevan tärkeää. HR:n puolella pitäisi pystyä myös arvioimaan (mieluiten rahassa), mitä muita vaikutuksia asioiden parantamisella on kuin enemmän hymyilevät kassaneidit. Tuossa on ehkä suurimpia haasteita, jotka selättämällä HR-alan ihminen pääsisi eniten eteenpäin.

Anyhoo, Dwane Layn Lean HR -kirjassa on tämä puoli mukavasti esillä.

Tärpit

HR ei ole vain kustannuksia. Perinteisesti HR on pelkästään tuonut kustannuksia, joita on voinut pienentää vähentämällä väkeä tai heikentämällä etuuksia. Leanin (ja skarpin mallintamisen) kautta HR:n tuomat säästöt ja lisäarvon voisi tuoda näkyviin. Innostava ajatus.

Muutoksen suunta on jännä kysymys. Kirjan lukemisen aikana minulle heräsi kysymys: Jos tarkoituksena on saada aikaan alhaalta ylöspäin kumpuavaa muutosta (Lean muutoksen loppuvaiheessa, itseohjautuvaa töiden kehittämistä jne.), miten varmistaa että muutoksen suunta on strategian mukainen ja järkevä? On tullut nähtyä aika radikaalisti solmuun menneitä prosesseja, jotka ovat saaneet itsekseen kehittyä ilman mitään ohjaavaa kokonaisnäkemystä tai linnunsilmäperspektiiviä. Selkeä ja selkeästi viestitty strategia ja jatkuva tuki varmaan käytännössä ne keinot, joilla luonnollisen kehityksen voisi pitää aisoissa ja halutun suuntaisena.

Hyväksynnän odottelu on lähes aina hukkaa. Jos kaikki asiat pitää varmistaa pomolta, työ ei virtaa. Tämä ei ole ennen tullut esimerkkinä Lean-ajattelusta lukiessa varsinaisesti vastaan, mutta HR-kentällä voikin hyvin olla vähän yleisemmin tavattu mudan lähde kuin tuotantoportaassa.

Varmista mitä oikeasti kannattaa tehdä. Todella perustavanlaatuinen ja yksinkertainen ohje. Jos kukaan ei tiedä miksi joku asia tehdään, sen tekeminen kannattaa lopettaa. Perinteitä ei tarvitse kunnioittaa lainkaan. Lean-ajattelun mukaisesti tulee vain räjäyttää lika pois prosesseista. HR-esimerkkinä esimerkiksi raportit, joita kukaan ei todellisuudessa lue tai tarvitse.

Maksimissaan 20 % työajasta voi laittaa erilliseen projektityöhön. Tuosta enemmän ja varsinaiset hommat alkavat kärsiä paljon.

Miellekartat auttavat projektien suunnittelussa.
X to Y Puu: Taso tasolta hajotetaan joku suuri projekti tai tavoite pienempiin tavoitteisiin ja toimenpiteisiin.
Painotettu päätösmatriisi: Eri vaihtoehdot laitetaan taulukkoon, jossa on mukana arvot, joille annetaan eri painoarvo. Tämän jälkeen on helppo selvittää, mikä vaihtoehto on kokonaisuudessaan paras. Pihvi maistuu parhaalta, mutta hinta on niin korkea, että nuudelit voittavat kokonaispisteissä, jne.

Projekti on projekti vain, jos et tiedä mitä pitäisi tehdä. Six Sigma -aforismeja. Jos tiedät jo valmiiksi että hana vuotaa, ei tarvita projektia vedenkulutuksen vähentämiseksi. Tarvitsee vain korjata se saakelin hana jo.

CTQ ja CTP: Critical to Quality ja Critical to Process. Ensimmäinen tarkoittaa kuluttajan näkökulmasta pakollisia lopputuloksia. Työntekijän näkökulmasta laadulle välttämätön ehto on esimerkiksi se, että palkka tulee ajallaan pankkitilille. Prosessin kannalta välttämätön ehto taas voisi olla, että HR hankkii työntekijän pankkitilin tiedot. Työntekijän kannalta ei sinällään ole arvokasta, että HR saa tietää tilinumeron, mutta se on silti välttämätöntä, jotta palkan maksaminen onnistuu.

Viiteryhmäanalyysi pitää tehdä. Ennen projektia on hyvä kartoittaa miten merkittävät suhtautuvat projektiin. Jos rahoitus esimerkiksi pitäisi saada CMO:lta, mutta projektin tarkoituksena on ulkoistaa kaikki markkinointi yrityksen ulkopuolelle, voi varautua mahdollisesti tiukkoihinkin neuvotteluihin.

Vastuunkantaja ja tekijä ovat eri rooleja. Projektilla pitää olla henkilö, joka on vastuussa projektin onnistumisesta. Lisäksi projektilla tulee olla henkilö, joka on vastuussa projektin käytännön toteuttamisesta. Nämä voivat olla sama henkilö, mutta roolit ovat kuitenkin selvästi erit. Toteuttajia voi olla monta, mutta vastuunkantajia vain yksi. Jaettu vastuu on hävitetty vastuu, jne.

Kuten tärpeistä näkyy, Layn kirja keskittyy todella paljon todella konkreettiseen (ja äärimmäisen käyttökelpoiseen) projektinhallintaan ja perustuksien rakentamiseen. Vaikkea HR-ideat olisivat miten uskomattoman Leaneja ja innovatiivisia tahansa, ei niiden toteuttaminen onnistu jos projektinhallinta ja yrityspolitiikka ole hanskassa. Nerokas lähestymistapa ja tällainen pragmaattisen realistinen ja hallittu näkemys projektityöstä on kyllä todella käyttökelpoista kenelle tahansa. Erittäin hyvä kirja siis, vaikka otsikointi ehkä vähän onkin pielessä.

Kääntöpuolena on kuitenkin se, että leanista HR:stä ei tosiaan puhuta kovinkaan paljoa. Sopii minulle erittäin mainiosti, koska pääsenpähän sitten itse pohtimaan aihetta. Slidesharessa tavataan.